2. GDPR

Personuppgiftspolicy GDPR

Denna policy beskriver hur Derbo Förvaltning AB org.nr 556083-0894, Tegnérgatan 8,113 58 Stockholm, e-post: info@derbo.se (nedan kallad ”Derbo”, samlar in, använder och lagrar dina personuppgifter som hyresgäst, blivande hyresgäst eller avflyttad hyresgäst.

Personuppgiftsansvarig

Derbo är personuppgiftsansvarig för Derbos behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

När behandlar vi dina personuppgifter?

För att kunna administrera ditt boende eller för att du ska kunna kontakta oss för service eller information måste vi samla in och behandla personuppgifter om dig.
Derbo samlar in och behandlar personuppgifter om dig när du ansöker om en lägenhet, när du bor inom vårt lägenhetsbestånd, när du har flyttat, eller när du har kontakt med oss gällande ditt boende.

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

De personuppgifter som Derbo samlar in och behandlar om dig i egenskap av hyresgäst är olika beroende på vart i hyresprocessen du befinner dig:

Vid ansökan

• Namn
• Personnummer
• Adress
• Telefonnummer
• E-postadress
• Ekonomiska förhållanden
• Önskat boende (lägenhetsstorlek, anpassat boende – t.ex. äldreboende eller studentlägenhet, eller annat önskemål)
• Boendeförhållanden vid tidpunkten för ansökan/intresseanmälan i form av
  • hyresrätt (med uppgift om hyresvärdens namn, adress och telefonnummer samt referensperson hos hyresvärden)
  • bostadsrätt (med uppgift om kontaktperson i bostadsrättföreningens styrelse)
  • egna hem (med uppgift om fastighetsbeteckning) annat boende med uppgifter om referenser.
• Arbetsgivarens namn, adress och telefonnummer samt uppgift om referensperson hos arbetsgivaren.
• Eventuell information den sökande själv angett i samband med ansökan

Derbo utgår att en ansökan är giltig till dess att sökande tilldelats lägenhet eller tills ansökan tagits tillbaka.

När hyresförhållandet börjar

• Namn
• Personnummer eller samordningsnummer (för ej folkbokförd)
• Adress
• c/o adress, i vissa fall endast med uttryckligt samtycke (t.ex. vid känslig uppgift, anstaltsvistelse eller liknande)
• Telefonnummer
• E-postadress
• Förekomst av säkerhet (t.ex. borgensman)
• Förekomst av förvaltare/god man
• Autogiro
• Boendeform/-kategori

Medan hyresavtalet pågår registreras detta

• Betalningsförsummelser
• Störningar i boendet
• Åsidosättande av sundhet, ordning och gott skick
• Meddelande till socialnämnd i anledning av betalningsförsummelser eller störningar

När hyresavtalet har upphört

• Uppgifter i hyresavtal med tillhörande handlingar får sparas så länge det är nödvändigt för att bevaka kvarstående fordringar som rör hyresförhållandet.
• Beträffande hyresgäst vars hyresförhållande upphört på grund av hans eller hennes misskötsamhet får uppgift om namn, personnummer, hyresobjektet, avflyttningstidpunkt samt kortfattad uppgift om avflyttningsorsak, utom brottsuppgifter, sparas i högst två år efter det att hyresförhållandet har upphört.

Varför behandlar vi uppgifter om dig?

Derbo behandlar dina uppgifter i syfte att:

• Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som hyresgäst så som administrering av ditt boende samt avisering av hyra.
• Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, så som besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter.
• Ge dig relevant information gällande ditt boende
• Bedöma vilka betalningsmetoder vi kan erbjuda dig, t.ex. genom kreditbedömningar
• Följa tillämplig lagstiftning, t.ex. bokföringslagstiftning

De lagliga grunderna för vår behandling av dina personuppgifter

Derbo baserar behandlingen av dina personuppgifter på det avtal som ligger till grund för vår relation, ditt hyreskontrakt.
I vissa fall kan Derbo ha en rättslig förpliktelse att behandla dina personuppgifter. Detta gäller till exempel för den behandling av personuppgifter som vi utför för att kunna uppfylla bokföringslagens krav.

Hur länge sparar vi uppgifter om dig?

Dina personuppgifter sparas endast så länge det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in i enlighet med denna policy. Derbo kan komma att spara uppgifterna längre än så om det behövs för att följa lagkrav eller för att bevaka Derbos rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process.
Derbo sparar uppgifter om hyresgäster i högst 24 månader efter att hyresavtalet avslutats.

Vem lämnar vi ut personuppgifter till?

Derbo kan komma att lämna ut dina uppgifter till tredje part så som samarbetspartners som utför tjänster som Derbo bedömer ligger inom ramen för det syfte som uppgifterna inhämtades.
Derbo för även över uppgifter till leverantörer som tillhandahåller våra IT system.

Skyddet av dina personuppgifter

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Derbo har därför vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Exempelvis administreras alla uppgifter om våra hyresgäster i IT system som är skyddat genom behörighetsstyrning och brandvägg.

Dina rättigheter

Derbo ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.
Derbo kommer att på din begäran eller på eget initiativ rätta, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

Du har rätt att begära:

1. Tillgång till dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära ett registerutdrag över den behandling som vi genomför avseende dina personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Du har rätt att en gång per kalenderår, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats till eller ska lämnas ut. Du har rätt i registerutdraget få information om var uppgifterna har hämtats ifrån om personuppgifterna inte har samlats in från dig samt den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller kriterierna som används för att fastställa denna period. 
2. Rättelse av dina personuppgifter. Vi kommer att på din begäran att så snabbt som möjligt rätta de felaktiga eller ofullständiga uppgifter vi behandlar om dig.
3. Radering av dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära att dina personuppgifter tas bort om de inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlades in för. Det kan dock finnas lagkrav på att vi inte omedelbart får radera dina personuppgifter i exempelvis bokförings- och skattelagstiftning. Vi kommer då att avsluta den behandling som görs för andra ändamål än att följa lagstiftningen.
4. Begränsning av behandling. Det innebär att dina personuppgifter markeras så att de endast får behandlas för vissa avgränsade ändamål. Du kan bland annat begära begränsning när du anser att dina uppgifter är felaktiga och du har begärt rättelse enligt punkt (b.). Under tiden uppgifternas korrekthet utreds kommer behandlingen av dem att begränsas.

Derbo kommer att underrätta varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut enligt ovan om eventuella rättelser eller radering av uppgifter samt begränsning av behandling av uppgifter.

Du har rätt till dataportabilitet. Det innebär en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.

Du har rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som utförs med stöd av en intresseavvägning. Om du invänder mot sådan behandling kommer vi enbart att fortsätta behandlingen om det finns berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än dina intressen.

Du har rätt att inge eventuella klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen. Mer information hittar du på Datainspektionens hemsida: www.datainspektionen.se

Kontaktuppgifter

Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor om denna policy, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill begära ett registerutdrag.

Derbo Förvaltning AB
Tegnérgatan 8
113 58 Stockholm

info@derbo.se

Probitas – koncernen

Bolagskoncernen Probitas ägs till 100% av Immanuelskyrkan i Stockholm. Syftet med koncernen är att skapa en stabil delfinansiering av Immanuelskyrkans verksamhet och långsiktigt trygga dess uppdrag att bedriva arbete i Stockholm, i Sverige och runtom i Världen. Koncernen är verksam inom hotell-, vård- och fastighetsrörelse. Sedan 2015 har verksamheten utökats med värdepappersförvaltning med uppgift att förvalta delar av Immanuelskyrkans kapital.

Det innebär att koncernen idag består av fem bolag; Fastighetsbolaget Probitas AB, Hotel Birger Jarl AB, Hotel Tegnérlunden AB, Immanuelskyrkans Vård AB och Immanuelskyrkans Förvaltnings AB.